お使いのATSのメール送信機能を最大限活用するように心がけましょう

ATSツール

いまではスタンダードな存在になってしまった採用管理システム(ATS)を使っているよっていう担当者のかたも多いかと思います。僕自身も、毎日リクオプというATSのツールを使わせてもらっています。本日は、ATSの大きな機能の1つである、データベースに登録している人にE-mail送信について記事を書かせていただきました。今回はリクオプを使いますが、おそらくツールごとに方法が異なるはずですので、あくまでも参考程度にお読みいただければと思います。

使用した方がいいメール送信機能は大きく3つ

せっかく機能が実装されているので、やはり有効活用した方がいいです。

大事なメール機能としては3点あります。

  1. 面接リマインドメール
  2. 連絡が取れない人に対する注意喚起メール
  3. 新しい募集が始まる際の呼びかけメール

面接リマインドメールについては過去記事に書かせていただきましたので、お時間のある方はお読みください。

メール送信の重要性はどこにあるのか

今回は、連絡が取れない方に対する注意喚起メール、募集を促すための呼びかけメールを対象とします。ぜんぜん関係がないように思われがちな2つのメールですが、PDCAサイクルを回すうえでは非常に大切です。

  • 連絡が取れない方を拾うことで面接率の向上につなげる
  • 過去の応募者へのメールで面接率の向上につなげる

どちらのメールも面接率を上げるために大切な働きをしてくれます。

でも、それぞれメールの送信のしかたが少し異なります。というか、送信方法は変えた方がいいです。連絡が取れない方へは個別送信で、面接につなげたい過去応募者へは一括送信で送るべきです。

連絡が取れない方に対しての送り方

連絡が取れない方には個別送信します。

引用 リクオプ

名前のところをクリックして、応募者詳細を閲覧します。

引用 リクオプ

下に自動でスクロールします。

引用 リクオプ

メールの本文を入力して送信をするだけです。

引用 リクオプ

過去の応募者に対しての送り方

過去の応募者に対しては仕事の紹介なので、効率良く一括送信が理想的です。

事前にフィルターをかけておく必要があります。ステータス選択やメモ欄を参考にして送信すべき候補者を事前に選んでおきます。送りたい人にチェックをつけて、一括送信をクリックします。

引用 リクオプ

あとはメール本文の入力をして送信するだけです。

引用 リクオプ

当たり前ですが、メールアドレスがきちんと入力されていないと送信はできません。「有効●●名/無効●●名」と判定もしてくれます。

過去の応募者を掘り起こしてメール配信する場合は注意すべきことがいくつかあります。

  • ステータスのデータをきちんと管理する
  • 送信前にメモ欄をもういちどよく確認する

送ることが好ましくない人に間違って送信することのないようにだけは注意すべきです。面接の結果的に好ましくなかった、メール送信を希望しない、といった人には特に注意を払いましょう。また、ステータスもしっかり管理しておかないとミスが起きやすいものです。

【まとめ】ATSの機能はフル活用しましょう

ATSを使う以上は、少しでも自社にプラスになるようにメール送信機能を使うべきです。

メール送信の内容としては、大きく3点ありました。

  • 面接のリマインドメール
  • 連絡が取れない人への注意喚起メール
  • 新しい仕事の紹介メール

それぞれ送信の仕方は少し異なりますが、大枠としてはそれほど変わりません。ただ、注意すべき点がいくつかありますので、余計なトラブルを招かないように情報管理をしましょう。

本日のまとめ

本日は採用管理ATSシステムに実装されているメール送信機能について記事を書かせていただきました。気を付けるべき点はいろいろありますが、上手く使いこなせればメリットも大きいです。うまく使いこなして面接率の歩留改善につなげましょう。

本日は以上です。

プロフィール

ひーすけ採用主任

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  • 面接1,000名
  • 電話応対25,000名

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