ATS採用管理システムの基本機能であるメール機能の活用事例【初歩】

ATSシステム

採用管理システムのメール送信機能について教えてください

アドバイスさせていただきます。

採用を効率よく進めるうえで採用管理システム(ATS)というツールが役に立ちます。

採用管理システム【ATS】を使うメリットとできること【基礎知識】

ATSはいろんな会社から発売されていて、もうスタンダードな存在です。

この記事の内容
 ・採用管理システム(ATS)について
 ・メール送信機能は何のために使うの?
 ・「リクオプ」にもついているメール送信機能

使用した方がいいメール送信機能は大きく3つ

機能が実装されているので、やはり有効活用するべきです。

大事なメール機能は3点

  1. 面接リマインドメール(面接時刻忘れの防止)
  2. 連絡が取れない人に対する注意喚起メール
  3. 新しい募集が始まる際の告知メール

面接忘れ防止に使われるリマインドメールについては過去記事に書きました。

採用管理ATSシステムの中で歩留改善が期待できる機能【リクオプ編】

メールを送信する理由

・連絡が取れない人に送るメールは、離脱応募者を拾うため
・過去の応募者に送る告知メールは、再応募を促すため・掘り起こしをするため

どちらも採用コストを意識してPDCAサイクルを回すうえで大切なことです。

連絡が取れない人には個別で、面接につなげたい過去応募者へは一括で送ります。

連絡が取れない人への個別送信

リクオプの管理画面から送ります。

引用 リクオプ

名前のところをクリックして、応募者詳細を閲覧します。

引用 リクオプ

オレンジのタブ「リクオプメールで連絡」をクリックすると、下に自動でスクロールします。

引用 リクオプ

「新規メール作成」をクリックして、メールの本文を入力して送信をするだけです。

引用 リクオプ

メールの本文は送信前にかならず確認してください。

過去の応募者に対しての一括送信

過去の応募者に対しては仕事の紹介なので、効率良く一括送信をします。

ステータス選択やメモ欄を参考にして送信すべき候補者を事前に選んでおきます。

送りたい人にチェックをつけて、一括送信をクリックします。

引用 リクオプ

あとはメール本文の入力をして送信するだけです。

引用 リクオプ

メールアドレスがきちんと入力されていないと送信できません。

「有効●●名/無効●●名」と判定もしてくれます。

過去の応募者を掘り起こしてメール配信する場合に注意すべきこと
・応募者の現状のステータスをきちんと確認する
・応募者のメモ欄をきちんと確認して、送ってはいけない応募者に対する送信はしない

1人だけでメールを送信しているとミスを見逃しやすいので、複数のスタッフでお互いにチェックしながら送るのが理想です。

【まとめ】ATSのメール機能を使って応募者に対する積極アプローチが大切

ATSに実装された機能は積極的に使うべきです。

メール送信の内容としては、大きく3点ありました。

  • 面接のリマインドメール
  • 連絡が取れない人への注意喚起メール
  • 新しい仕事の紹介メール

フォローしてくれる会社を選ぶ人も一定数います。他社との差別化を図る意味でもメール送信はオススメです。

まとめ
 ・ATSのメール機能は活用するべき
 ・小さな努力の積み重ねが採用コストを引き下げる
 ・メール送信することが他社との差別化になるケースもある

本日は以上です。

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