採用管理システム（ATS）のなかで使うべき機能はなんですか？どれも大切機能だと思いますが、厳選して教えて欲しい。
アドバイスさせていただきます。
・ATSでは何ができるの？何をするためのツールなの？
・ATSにはどんな機能があるの？
・どの機能を優先して使ったらいいの？
いろいろな会社からATSがパッケージで販売されています。
本記事を読まれている方には、既に利用をしている会社や、採用の実務担当者の方も多いはず。
かなり多くの機能が実装されているので、すべてを使いこなすには無理もあります。
すべての機能を使いこなせることに越したことはありませんが、さすがにそこまでする必要はありません。
まずは、基本的な機能や内容を抑えておけば十分です。
細かすぎる機能を使っていても採用の歩留改善はできないことの方が多いです。
採用の歩留改善ができそうな機能だけを選んで、ピンポイントで使うように心がけてみましょう。
僕が日ごろ使っているのは「リクオプ」（運営会社：HRソリューションズ）
僕が日ごろ使っているのは「リクオプ」という採用管理システム（ATS）です。
どんなことが出来るのかについては過去記事に書かせてもらいました。
実はATSには多すぎるほどの機能が実装されています。
使用できる機能が多すぎて、何を使ったらいいのか分からない人も多いと聞きます。
実際、僕自身もリクオプの機能を全部使っているわけではありません。
使っている機能はほんの一部です。
使っていないというより使い切れていないと言うのが正確な言い方かもしれません。
また、リクオプ以外にたくさんのATSが販売されていますので、自社の使用目的や使い勝手に応じて選択をしましょう。
必ずおさえておくべきATSシステムの基本機能
では、ATSが持つ、どんな機能を活用したらいいのでしょうか。
②応募者情報の集約（ほかのメディアでの応募情報を連携させる）
③応募者ステータスの更新（詳細情報を記録に残しておく）
④応募者に対する面接リマインドメール送信
⑤過去応募者に対するスカウトメール送信
これだけは絶対に外すことのできない機能を５つに絞ってみました。
ただし、ATSには求人ページを持たないものも多数あります。
あくまでも一例としてお読みください。
ATSを使う・使わないに限らず、採用は同じフローの繰り返しになります。
とくにATS運用においては分かりやすい形となっています。
①求人情報の公開、②応募者データの収集、③採用選考の実施、④データ更新・蓄積
この４つのフローです。
ATS自体がメインで応募者の管理をするツールなので、②③④のループとなるのは当然のことです。
採用効率の改善が期待できるコンテンツは２つだけ
基本的なコンテンツの中で、採用効率の改善が期待できるのは２点しかありません。
- 応募者へのメール送信（面接リマインド）、過去応募者へのメール送信（再応募の促進）
- 応募者情報のアップデート（現状をきちんと把握することで課題をきちんと見つける）
２点とは言っても、直接的に改善が期待できるのはメール送信機能だけです。
- 面接忘れを未然に防ぐ（面接地の情報も併せて送信する）ことで面接実施率の低下を防ぐ
- 過去、条件が合わずに面接や採用に至らなかった応募者の再発掘することで母集団の再形成を行う
面接リマインドメールってどんな仕組みなのか
リクオプには、面接が予約されている日時の１日前になると応募者にメール連絡が送信されるシステムがあります。
思い出させるメールという意味で「リマインドメール」と呼ばれることが一般的です。
ATSによって送信のタイミングや送信対象は異なります。
僕は「リクオプ」というATSを使っていますが、リマインドメール送信には２つの条件があります。
- 確定した面接日時が入力されていること
- 応募者の有効なメールアドレスが入力されていること
これらの２つの条件です。
リクオプの管理画面を見てみます。
電話番号やメールアドレスはそれぞれ２つずつ登録ができます。
画像の中央右には面接日時が入力できます。
面接日時の24時間前になると、登録してあるメールアドレス宛に通知が届くシステムです。
リマインドメールを送ることで注意喚起をしてくれるので、面接離脱に対しては一定の効果を発揮します。
リマインドメール送信で注意すべき点
リマインドメールも決して万能ではありません。
注意した方がいいことが２点あります。
- GmailやYahooメールなどのフリーメールアドレスが登録されている場合は本人が気付かないケースがある。メールシステムによっては迷惑メールに分類されるため気付かないケースがある。
- メール本文に会社名や面接場所を明記しないと、どこの会社なのかよく分からないということにもなりかねない。
これはリマインドメールに限らず、応募者の再発掘で送信するメールでも同じことが言えます。
再発掘でメールを送信する場合は、応募者の詳細情報をよく確認してから送信するべきです。
のちに不用意なトラブルが発生することを未然に防ぐ必要があります。
【まとめ】ATSでは基本機能に加えてメール送信機能をもっと活用すべき
ATSには、活用すべきたくさんの機能があります。
でも、なかなか全部の機能を使いこなすことは容易ではありません。
また、使ったとしても大きな効果に直結するようなものはさほど多くなかったりします。
１つ１つの積み重ねになります。
ATSのそれらの機能の中で、一番効果を発揮してくれそうなのは「メール送信機能」です。
リマインドメールを送ったり、過去の応募者に応募促進のスカウトメールを送ったり、使い道はいろいろあります。
一度応募のあった人に関しては自社への認知度も高く、再発掘にも向いていますので是非活用すべきです。
・送信の対象者がスマホ端末のアドレスを登録している場合には一定の効果が期待できる
・面接リマインドメールを送ることで面接離脱の防止や歩留まり改善につなげることができる
・スカウトメール的に送ることで応募者の再発掘につながる
・機能を全部使いこなすことは難しいので、まずは基本機能＋αで活用すべき
・応募の歩留まり改善に行き詰った場合はリマインドメール送信から行ってみると良い
本日は以上です。