採用管理システムで使うと採用効率改善が期待できる機能(リクオプ編)

ATSツール

いろいろな会社から採用一括管理システム(ATSシステム)としてパッケージ販売されていて、既に利用をしているよという会社だったり、採用担当者の方も多いかと思います。僕も含めてですが、基本的な内容を抑えておけば十分です。それ以上の使い方をしても、なかなか採用効率の改善に繋がらないケースの方が多いです。

日ごろ使っているのはリクオプ(by HRソリューションズ)

僕が日頃使っているのは「リクオプ」という採用管理システムです。

どんなことが出来るのかについては過去記事に書かせてもらいました。お時間のある方はお読みください。

使用できるコンテンツが多すぎて、何を使ったらいいのか、何を使えばいいのか分からないという方も多いと思います。

実際、僕自身もリクオプの機能全部は使っていません。

使っていないというより使い切れていないと言うのが正確な言い方です。

必ずおさえておくべきATSシステムの基本機能

では、採用管理システムのどんな機能を活用したらいいのでしょうか。

基本的には5点です。

これだけは絶対に外してはいけないという内容です。

  1. 求人情報の掲載・修正・停止
  2. 応募者情報の集約(ほかのメディアでの応募情報を連携させる)
  3. 応募者ステータスの更新(詳細情報を記録に残しておく)
  4. 応募者に対する面接リマインドメール送信
  5. 過去応募者に対するスカウトメール送信

それ以上はありません。

採用管理システムなどのATSを使ったものに限らず、基本ループして使っていくことになります。

①求人情報の公開、②応募者データの収集、③採用選考の実施、④データ更新・蓄積

この4つのフローです。

採用効率の改善が期待できるコンテンツは2つしかない

基本的なコンテンツの中で、採用効率の改善が期待できるのは2点しかありません。

  1. 応募者へのメール送信(面接リマインド)、過去応募者へのメール送信(再応募の促進)
  2. 応募者情報のアップデート(現状をきちんと把握することで課題をきちんと見つける)

2点とは言っても、直接的に改善が期待できるのはメール送信機能だけです。

  • 面接忘れを未然に防ぐ(面接地の情報も併せて送信する)ことで面接実施率の低下を防ぐ
  • 過去、条件が合わず採用に至らなかった応募者の再発掘することで母集団の再形成を行う

リマインドをしなければ面接を忘れてしまうような意識の低さは問題だと考える意見もありますが、面接率低下にはある程度の働きをしてくれることは確かです。

面接リマインドメールってどんな仕組みなのか

面接が決まっている日時の1日前になると応募者にメール連絡が届くシステムがあります。

思い出させるメールという意味で「リマインドメール」と呼ばれることが一般的です。

僕はリクオプを使っていますが、リマインドメール送信には2つの条件があります。

  1. 確定した面接日時が入力されていること
  2. 応募者の有効なメールアドレスが入力されていること

これら2つです。

リクオプの管理画面を見てみます。

出典 リクオプ管理画面

電話番号やメールアドレスはそれぞれ2つずつ登録ができます。

画像の中央右には面接日時が入力できます。

その24時間前になると、登録してあるメールアドレス宛に通知が届くシステムです。

outlookに届いたメール
メールシステムに届いたメール

リマインドメールを送ることで注意喚起をしてくれるので、面接離脱に対しては一定の効果を発揮します。

メール送信で注意すべき点

リマインドメールも万能ではありません。

注意した方がいいことが2点あります。

①Gmailやyahooメールなどのフリーメールが登録されている場合は本人が気付かないケースがあること。メールシステムによっては迷惑メールに分類されるため気付かないケースがあることです。

②メール本文に会社名や面接場所を明記しないと、どこの会社なのかよく分からないということにもなりかねません。

これはリマインドメールに限らず、応募者の再発掘で送信するメールでも同じことです。

再発掘でメールを送信する場合は、応募者の詳細情報をよく確認してから送信しましょう。後々、不用意なトラブルが発生することを未然に防ぐ必要があります。

【まとめ】ATSシステムは基本機能に加えてメール送信機能を使うべき

採用管理ATSシステムにはたくさんの機能があります。

でも、なかなか全部の機能を使いこなすことは容易ではありません。また、使っても大きな効果が期待できるものはさほど多くありません。

それらの効果の中で、一番効果を発揮してくれそうなのは「メール送信機能」です。

リマインドメールを送ったり、スカウトメール的に使ったり、使い道はいろいろあります。

一度応募のあった人に関しては自社への認知度も高く、再発掘にも向いていますので是非活用すべきです。

本日のまとめ

採用管理ATSにはメール送信という機能があります。送信の対象者がスマホ端末のメールアドレスを登録している場合には一定の効果が期待できます。面接リマインドメールを送ることで面接離脱の防止に、スカウトメール的に送ることで応募者の再発掘につなげることができます。機能を全部使いこなすことは難しいので、基本機能+αで改善を図りたいものです。

本日は以上です。

プロフィール

ひーすけ採用主任

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