採用管理ATSシステムの中で歩留改善が期待できる機能【リクオプ編】

ATSシステム

採用管理ATSシステムのなかで使うべき機能はなんですか?

アドバイスさせていただきます。

この記事の内容
 ・ATSってなに?
 ・ATSではなにができるの?どんな機能があるの?
 ・どの機能を優先して使ったらいいの?

いろいろな会社から採用管理システム(ATSシステム)としてパッケージ販売されています。

既に利用をしているよという会社だったり、採用担当者の方も多いはずです。

ATSに実装されているすべての機能を使いこなす必要はありません。

基本的な機能や内容を抑えておけば十分です。

細かすぎる機能を使っていても採用の歩留改善はできないことの方が多いです。

採用の歩留改善ができそうな機能だけを選んで、ピンポイントで使うようにしましょう。

日ごろ使っているのはリクオプ(HRソリューションズのパッケージ)

僕が日頃使っているのは「リクオプ」という採用管理システムです。

どんなことが出来るのかについては過去記事に書かせてもらいました。

採用管理システム【ATS】を使うメリットとできること【基礎知識】

実は採用管理ATSシステムには多すぎるほどの機能が実装されています。

使用できる機能が多すぎて、何を使ったらいいのか分からない人も多いです。

実際、僕自身もリクオプの機能を全部使っているわけではありません。

使っている機能はほんの一部です。

使っていないというより使い切れていないと言うのが正確な言い方かもしれません。

必ずおさえておくべきATSシステムの基本機能

では、採用管理システムのどんな機能を活用したらいいのでしょうか。

これだけは外せないATSの基本機能5選
①求人情報の掲載・修正・停止
②応募者情報の集約(ほかのメディアでの応募情報を連携させる)
③応募者ステータスの更新(詳細情報を記録に残しておく)
④応募者に対する面接リマインドメール送信
⑤過去応募者に対するスカウトメール送信

それ以上のものはありません。

採用管理システムなどのATSに限らず、採用は同じフローの繰り返しになります。

とくにATS運用においては分かりやすい形となっています。

①求人情報の公開、②応募者データの収集、③採用選考の実施、④データ更新・蓄積

この4つのフローです。

ATS自体が応募者の管理をするツールなので、②③④のループとなるのは当然のことです。

採用効率の改善が期待できるコンテンツは2つのみ

基本的なコンテンツの中で、採用効率の改善が期待できるのは2点しかありません。

  1. 応募者へのメール送信(面接リマインド)、過去応募者へのメール送信(再応募の促進)
  2. 応募者情報のアップデート(現状をきちんと把握することで課題をきちんと見つける)

2点とは言っても、直接的に改善が期待できるのはメール送信機能だけです。

  • 面接忘れを未然に防ぐ(面接地の情報も併せて送信する)ことで面接実施率の低下を防ぐ
  • 過去、条件が合わず採用に至らなかった応募者の再発掘することで母集団の再形成を行う
リマインドをしなければ面接を忘れてしまうような意識の低さは問題だと考える意見もありますが、面接実施率低下に対してある程度、有効的な働きをしてくれることは事実です。

面接リマインドメールってどんな仕組みなのか

面接が決まっている日時の1日前になると応募者にメール連絡が届くシステムがあります。

思い出させるメールという意味で「リマインドメール」と呼ばれることが一般的です。

僕はリクオプを使っていますが、リマインドメール送信には2つの条件があります。

  1. 確定した面接日時が入力されていること
  2. 応募者の有効なメールアドレスが入力されていること

これらの2つの条件です。

リクオプの管理画面を見てみます。

出典 リクオプ管理画面

電話番号やメールアドレスはそれぞれ2つずつ登録ができます。

画像の中央右には面接日時が入力できます。

その24時間前になると、登録してあるメールアドレス宛に通知が届くシステムです。

引用 応募者に届くメール
引用 応募者に届くメール

リマインドメールを送ることで注意喚起をしてくれるので、面接離脱に対しては一定の効果を発揮します。

メール送信で注意すべき点

リマインドメールも決して万能ではありません。

注意した方がいいことが2点あります。

  1. GmailやYahooメールなどのフリーメールが登録されている場合は本人が気付かないケースがある。メールシステムによっては迷惑メールに分類されるため気付かないケースがある。
  2. メール本文に会社名や面接場所を明記しないと、どこの会社なのかよく分からないということにもなりかねない。

これはリマインドメールに限らず、応募者の再発掘で送信するメールでも同じことが言えます。

再発掘でメールを送信する場合は、応募者の詳細情報をよく確認してから送信するべきです。

のちに不用意なトラブルが発生することを未然に防ぐ必要があります。

【まとめ】ATSシステムは基本機能に加えてメール送信機能を使うべき

採用管理ATSシステムにはたくさんの機能があります。

でも、なかなか全部の機能を使いこなすことは容易ではありません。

また、使っても大きな効果が期待できるものはさほど多くなかったりします。

それらの機能の中で、一番効果を発揮してくれそうなのは「メール送信機能」です。

リマインドメールを送ったり、スカウトメール的に使ったり、使い道はいろいろあります。

一度応募のあった人に関しては自社への認知度も高く、再発掘にも向いていますので是非活用すべきです。

本記事のまとめ
 ・採用管理ATSにはメール送信機能がある
 ・送信の対象者がスマホ端末のアドレスを登録している場合には一定の効果が期待できる
 ・面接リマインドメールを送ることで面接離脱の防止につながる
 ・スカウトメール的に送ることで応募者の再発掘につながる
 ・機能を全部使いこなすことは難しいので、基本機能+αで改善を図るべき

本日は以上です。

スポンサー広告