採用管理システムのメール送信機能について教えてください。
アドバイスさせていただきます。
採用を効率よく進めるうえで採用管理システム（ATS）というツールが役に立ちます。
ATSはいろんな会社から発売されていて、もうスタンダードな存在だと言えます。
・メール送信機能は何のために使うの？
・「リクオプ」にもついているメール送信機能ってどんなシステムなの？
使用した方がいいメール送信機能は大きく３つ
ATSには多くの機能が実装されているので、優先順位をつけて有効活用するべきです。
その中で大事なメールに関する機能は３点
- 面接リマインドメール（面接時刻忘れの防止）
- 連絡が取れない人に対する注意喚起メール
- 新しい募集が始まる際の告知メール
面接忘れ防止に使われるリマインドメールについては過去記事に書きました。
メールを送信する理由は歩留まりを上げるため
・過去の応募者に送る告知メールは、再応募を促すため・掘り起こしをするため
どちらも採用コストを意識してPDCAサイクルを回すうえで大切なことです。
連絡が取れない人には個別で、面接につなげたい過去応募者へは一括で送ります。
連絡が取れない人への個別送信
リクオプの管理画面から送ります。
名前のところをクリックして、応募者詳細を閲覧します。
オレンジのタブ「リクオプメールで連絡」をクリックすると、下に自動でスクロールします。
「新規メール作成」をクリックして、メールの本文を入力して送信をするだけです。
メールの本文は送信前にかならず確認してください。
過去の応募者に対しての一括送信
過去の応募者に対しては仕事の紹介なので、効率良く一括送信をします。
ステータス選択やメモ欄を参考にして送信すべき候補者を事前に選んでおきます。
送りたい人にチェックをつけて、一括送信をクリックします。
あとはメール本文の入力をして送信するだけです。
メールアドレスがきちんと入力されていないと送信できません。
「有効●●名／無効●●名」と判定もしてくれます。
・応募者の現状のステータスをきちんと確認する
・応募者のメモ欄をきちんと確認して、送ってはいけない応募者に対する送信はしない
１人だけでメールを送信しているとミスを見逃しやすいので、複数のスタッフでお互いにチェックしながら送るのが理想です。
【まとめ】ATSのメール機能を使って応募者に対する積極アプローチが大切
ATSに実装された機能は積極的に使うべきです。
最初から自社に合っていないと切り捨てるのではなく、活用できる方法を考えましょう。
今回、取り上げたメール送信の内容としては、大きく３点ありました。
- 面接のリマインドメール
- 連絡が取れない人への注意喚起メール
- 新しい仕事の紹介メール
フォローしてくれる会社を選ぶ人も一定数います。他社との差別化を図る意味でもメール送信はオススメです。
使いこなすことで歩留まり改善に確実に結びつきます。
・小さな努力の積み重ねが採用コストを引き下げる
・メール送信することが他社との差別化になるケースもある
・メール送信をする理由は歩留まりの改善
本日は以上です。