採用プロセスにおけるPDCAサイクルについてもう一度考えてみた

採用について

採用成功のために必要なのは、採用プロセスにおけるPDCAを回し続けることです。採用に限らず、どんな仕事でも同じことが言えると思います。採用におけるPDCAって何なのか、もう一度考えてみたいと思います。PDCAの中身自体は全然難しいことではありません。

もう周知の事実ですが「PDCA」って何なのか

PDCAは、計画を立ててから結果のレビュー、再度の練り直しを意味するワードです。

繰り返し循環させることで、より良いものを作り上げていこうというスタンスです。

仕事でもプライベートでも何についても言えることですが、1度きりの運用で万事が上手く行くなんてことはそうそうないものです。

仮に上手く行ったとしても、いろいろ見なおしてさらに良い結果を出すことも考えるべきです。

もう周知の事実だとは思いますが、PDCAはそれぞれのフローの頭文字を取ったものです。

  • Plan(計画)
  • Do(実行)
  • Check(評価)
  • Action(改善)

いい結果が出ない場合でも、繰り返し運用することで、一定の結果に結びつけることが出来るものです。

採用成功のための一般的なPDCAサイクル循環

実際にどういったフローなのか採用というプロセスにおけるPDCAを考えてみたいと思います。

でも、着地点を置く場所によってサイクルの内容が少し変わります。

また、同じ採用でも細かく見ていけば、担当するポジションによって内容は変わるものです。

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採用内定を着地点とする場合

基本的には、採用内定を着地点とするケースが一般的だと思います。

Plan(計画)

例えば、「いつまでに●名必要」だとか「今年度の新卒採用計画は●名」などといったことだけに限らず、「▲というメディアを用いて募集を行おう」だとか「▲という地域を中心に採用活動を行っていく」などさまざまです。

  • 採用予定人数は何名なのか
  • 使用を検討している求人メディアは何があるか
  • 具体的な募集時期はいつか、いつから募集スタートするのか
  • どこで採用選考を行うのか
  • どこで会社説明会を実施するのか
  • 募集する職種は何か

こういったことを考えるのはPlanになると言えます。

Do(実行)

実際に母集団形成から面接を実施して、採用内定に至るまでのフローはDoに当たります。

一通り応募者の面接を行って、結果を出すことがDoです。

Check(評価)

ここからCheckに入りますが、評価のポイントとしてはいろいろあります。

最初に立てた計画に対して、実行をした上での評価になるのでPlanの項目が繰り返し出てくるものです。

  • 採用予定人数に対して採用できて人数はどうだったのか
  • 使用したメディアの良かった点、悪かった点は何があるか
  • 募集を行った時期に問題はなかったか
  • 選考場所に問題はなかったか
  • 説明会の実施会場に問題はなかったか、
  • 募集した職種は適切だったか

Action(改善)

先ほど洗い出したCheck項目に対して、修正を加えて次のPDCAサイクルに繋げることがActionです。

PDCAサイクルはこうした一連の流れになりますが、分析していくこと自体はそれほど難しい内容ではなかったりします。

でも、一番難しいのは自分や自分の所属する部署だけで完結しないことが多い場合に、他の人の協力が必ず必要になることです。ここが一番の壁となります。

PDCAを回していく上で上手く行かない場合は大体ここに問題があります。

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現在、僕は1つのことに焦点を当てたPDCAサイクルを循環させています

現在、僕は1つのステージだけに焦点を当てたPDCAサイクルを運用しています。

採用担当が会社の中に1人しかおらず、全てが自分の担当領域なので、比較的改善がしやすい環境にはあります。もちろん大変な面も多々あります。

人材会社では毎日、毎月ものすごい面接数をしていますので、PDCAサイクルの運用は当たり前のようにやっています。

あとはどこに焦点を当てるかということだけです。

新規立ち上げの母集団形成に焦点を当てたPDCAの一例(応募数の改善)

Plan

  • 採用予定人数と時期の確定
  • 広告予算の設定、メディアの選定
  • 採用チームのメンバー選択

Do

まずは1ヶ月間、採用活動を行います。当然、データ収集を併せて行います。

応募数に着目したケースですので、メディアごとの応募数を中心としたデータ収集で問題ありません。

Check

  • 採用予定人数に対して過不足がなかったか
  • 予算設定は適切だったのか
  • メディアを複数運営している場合、メディアごとの応募単価・採用単価の算出
  • 使用したメディアは適切だったか、他に選択肢はないか

Action

  • 予算金額全体の見直し、増減
  • 使用したメディアの再選定、プラン見直し
  • コストパフォーマンスの良かったメディアへの予算傾斜
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応募受付フローに焦点を当てたPDCAの一例(面接実施率の改善)

Plan

  • 応募受付方法の確認
  • 受付部門のメンバー選定
  • 応募受付時間の設定
  • 休日応募受付の実施

Do

まずは1ヶ月間、採用活動を行います。データ収集は応募分析と面接実施の状況について行えば良いです。

Check

  • 応募受付方法は適切だったか
  • 受付部門の体制は十分なものだったか
  • 応募受付の時間帯は適切だったか
  • 休日受付窓口の運用をしたか、また十分なものだったか

Action

  • 応募受付方法、受付部門体制の見直し
  • 受付の時間帯の拡充、休日受付の拡充

【まとめ】採用PDCAは効率よく運営するために必須のサイクル

いろいろな課題があり、改善するためにPDCAサイクルを運用するケースが多いです。

でも、1つの課題に対して問題点が複数絡み合っているケースが一般的です。

例えば、面接の実施率が悪いからPDCAサイクルを運用する場合、焦点を当てるべき項目としては4点あります。

  1. メディアの特性に問題があると思われるケース
  2. 応募受付の体制に問題があると思われるケース
  3. 面接実施までのフローに問題があると思われるケース
  4. 応募者自身に問題があると思われるケース

だからPDCAサイクルも1つだけでは効果が薄いのです。

複数のサイクルを併用して運用しなければならないのです。

運用すれば必ず結果に結び付きますので、是非課題を見つけて運用してみて下さい。

本日のまとめ

本日はPDCAサイクルの内容についての記事でした。PDCAサイクルの中身は決して難しいことではありませんが、継続した運用がとても難しいですし、根気がいるのです。また、どこに焦点を当てるかによって中身が変わります。まずは1つ運用してみて、効果改善を図って行きましょう。

本日は以上です。

プロフィール

ひーすけ主任

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  • 電話応対25,000名

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