2020年の1月から導入が始まりました「ハローワークインターネットサービス」というものがあります。今まで、ハローワークに来所しなければできなかった諸手続きがオンライン上で出来るようになった画期的なものです。国の機関になりますので、全て無料で使用することができます。本日は制度の概略の説明をさせて頂きます。
目次
ハローワークが対応してくれること
ハローワークの正式名称は「職業安定所」です。
ハローワークが行ってくれることは、多岐に渡りますが、採用関係の分野に限って言えばメインは５点です。
今回は会社目線での話です。
- 求人票（ハローワークの書式）の公開
- 就業を希望する求職者の紹介
- 求職登録者への案内送付（※ハローワークごとに取り扱いが異なりますが基本廃止傾向です）
- 募集に対する個別相談
- 会社説明会の開催（※不定期開催・形式もさまざまです）
その中でも、一番割合が高いのは
- 求人票の公開
- 求職者の紹介
この２つが実務的には圧倒的に多いです。
ハローワーク側も業務効率だとか人件費の削減の取り組みの中で、オンラインであれこれ出来るようにしましょうと始まったものが「インターネットサービス」です。
ハローワークインターネットサービスってなんですか
今までは来所しなければできなかったことをオンラインで出来るようにしましょうというのがハローワークインターネットサービスになります。
2020年初の導入間もないころは結構、不便だなと思ったこともありますが、改善も進んで、便利さを実感するようになりました。
採用担当として一番手間がかかるのは求人票の作成・公開の仕事です。
以前は、OCRシートという専用のマークシートに入力をして、訪問しなければいけませんでした。シート自体はマークシート形式で色塗りをする箇所・数字を記入する箇所・文章を書く箇所と同じシートに３種類の記入をしなければならず、非常に手間がかかりました。
そして出来上がったものをハローワークに提出しなければ求人票は作成してもらえません。持参であれば労力が、郵送にしてもお金がかかります。
作成と提出とダブルで手間がかかるのです。
受理するハローワーク側は機械で読み込みをするので、会社側から出されたシートと自動取り込みされたものを目で見て修正を加えていくいく手間がかかります。
どちら側でも、ある程度の手間がかかるのです。
オンラインで出来るところも導入して、お互いに手間を省きましょうというのがインターネットサービスです。求人票だけに限らず、雇用保険にしても、社会保険にしても、その他いろいろな行政上の手続きがオンラインに移行しています。
ごく普通の流れになりつつあります。
インターネットサービスを使って求人票を公開しました
実際にハローワークインターネットサービスを使ってみました。
求人票の公開が楽にできます。ハローワーク側の確認もあるので、オンラインで申請したからと言って、すぐに求人票が公開になるわけではありません。
実際にオンラインで求人票を公開してみます。
初回は企業マイページの開設など、いろいろな手続きが必要になります。今回は、マイページが開設されているという前提でのお話になります。
ログインをします。
新規で求人票の公開もオンラインで手続きが可能です。
初めから求人票を作成していくことも可能ですし、過去の求人票を転用して作成することも可能です。
その後は、募集する内容を記載していくだけなので難しくありません。
数字の間違い、全角半角ミス、文字数オーバーなどがあればエラーが出て先に進むことができませんので、時間さえあれば完成まで行けます。また、途中保存機能があるので心強いです。
最後まで入力して、再確認後にボタンをクリックするとハローワークの方で確認してくれます。
その後、一般公開となります。基本的にはオンラインで完了できますが、派遣求人は別途書類提出が必要となります。状況によっては来所が必要だったりするケースもありますので、個別に確認が必要です。
何も問題がなければ、数日後にはステータスが「公開中」になるはずです。
他にできることってなにがあるのか
先ほどは求人票の公開について書かせて頂きました。
求人票公開からのフローはこのような感じです。
インターネットサービスが始まる前は、こういった流れでした。
- 求人票の記入
- ハローワークへの持参、確認
- 求人票の一般公開
- ハローワークから求職者の紹介
- 会社での採用選考実施
- 結果連絡（本人への連絡、紹介状というものをハローワークへFAX送信）
- ハローワーク側でのデータ処理
- 求人票の取消（電話）
インターネットサービスが始まった後は、少し変わりました。する内容はあまり変わりませんが、便利になったと思います。
- 求人票の作成
- ハローワークのチェック
- 求人票の一般公開
- ハローワークから求職者の紹介
- 採用選考
- 本人への結果連絡、オンライン入力
- ハローワーク側のデータ処理
- 求人票の取消
ほとんどのことがオンラインでできるようになりました。過去の応募者の情報も確認できます。
会社側で特にデータ管理をする必要がなくなりましたので、工数削減にも繋がります。
【まとめ】無料で利用できるものは利用すべき
ハローワークの在り方も大きく変わってきました。
会社がハローワークに求人票を出さなくなったり、求職者は来所せずインターネットで求人票を閲覧するようになったり、もちろん失業給付については来所する手続きがありますが、「仕事を探す」という観点では少し本質が変わってきたように感じています。
採用担当として客観的に見た場合、おそらくハローワークをメインとした採用活動というのは少し厳しいものがあります。しかし、無料で求人票が公開できるなどメリットもありますので、是非１つのツールとして利用すべきです。
職種にもよりますが、新卒採用・第二新卒採用、オフィス系求人、中高年採用に関しては特に力を発揮してくれるケースが多々あります。便利になったハローワークインターネットサービスを体験してみて下さい。
本日のまとめ 本日は2020年1月から運用されているハローワークインターネットサービスについて触れました。今まで来所しなければできなかったこと、手間がかかっていたことがオンラインでできるようになり、非常に便利になりました。マイページの開設など、事前の準備が必要になりますので余裕を持ったスケジュールで運用してみて下さい。
本日は以上です。
ひーすけ主任
- 会社説明会3,000名
- 面接1,000名
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人材会社に在籍しています
